Die Kapazitäten im Personalmarketing reichen nicht. Alle Personalbedarfe sind ebenso wichtig wie die anderen. Die Flut an Aufgaben in HR Services. Die Azubis wollen betreut werden. Steigende Schulungsanfragen, Performanceprobleme, Reportingbedarfe, HR Systemreleases, Innovationen, usw. überschwemmen täglich die HR Abteilungen. Leerzeiten gibt es schon lange nicht mehr. Wer von euch findet sich in dieser Situation wieder? Achtung. Hier geht es nicht um HR Strategien, sondern wie man der Fülle hereinprasselnden Aufgaben begegnet, Verantwortung gezielt übernimmt und deshalb eher um Prioritätensetzung.
Auf meinem Weg durchs Internet habe ich vor Kurzem einen Beitrag gelesen, wo es um das Organisieren von HR Nachwuchskräften ging. Ein Satz ist mir besonders in Erinnerung geblieben und dieser war auch Anlass für diesen Beitrag: „Unser Schwerpunkt liegt auf dem HR-Bereich als Ganzes“. Wenn man sich mit Organisationsfragen, interner und externer Customer Experience, Budgetbetrachtungen o.ä. beschäftigt, mag das gehen, aber es ging um kollegiale Beratung und Mentoring, viel auf operativer Ebene. Das funktioniert aus meiner Sicht nicht. Bei der Vielfältigkeit an Aufgaben ist „das Ganze“ kein „Fokus“. 🤐
Als Fokus wird allgemein der Brenn- bzw. Schwerpunkt, der Mittelpunkt des Interesses irgendeiner Sache verstanden. Eine geometrische Metapher: Stellt man sich HR „als Ganzes“ als Kugel vor, wo ist dann der Schwerpunkt? Die Ganze Kugel? 🤔 Eher nicht.😆 Praktisch gesehen hilft der Fokus Rollenbilder, Aufgabenteilungen und die Konzentration auf Aufgaben zu ermöglichen, so auch im HR. Wie findet man jedoch im Trubel diesen Schwerpunkt?
Durch Priorisierung! Wir stellen in Vorstellungsgesprächen gelegentlich die Frage, wie Kandidat*innen Prioritäten treffen. Wenn man die Definition von „Priorität“ kennt, ist der Ansatz ziemlich einfach zu finden: Priorität ist ein zeitliches Vorgehen, eine Vorrangigkeit bzw. eine Rangfolge, also ein Stellenwert, der innerhalb einer Rangfolge eingenommen wird. 🧐 Jetzt muss man all das nur noch in den Kontext der Tätigkeit bringen. Zugegebenermaßen ist das die Herausforderung.
In kleinen Unternehmen und auch aktionistischen Teams wird die Priorität oftmals durch die Unternehmensleitung vorgegeben. Man kann sich zurückversichern. Mein Ziel ist es immer so freibestimmt wie möglich zu arbeiten, Dingen Struktur zu geben und dabei das Unternehmen voranzubringen. Dabei treffe ich sehr häufig auf die „Illusion von Prioritäten“ 🥴 – alles ist wichtig und wird mit Nachdruck an einen herangetragen. Fakt ist, man muss sich stets in der Anzahl der priorisierten Aufgaben beschränken. Wie viele das sind, hängt stark von der Tätigkeit bzw. den Aufgaben an sich ab. Wir erinnern uns an die Rangfolge. (Es tut mir leid, schon wieder eine Metapher:) Ich muss mir immer vorstellen, wie man ein Skatblatt sortiert, man aber nur die Fläche von drei Karten zur Verfügung hat. 🙃 Da sind wir auch schon an dem Punkt, wie man Prioritäten setzen sollte.
🔎 Wichtigkeit der Aufgaben.
Was sind die existenziellen Aufgaben eines Unternehmens, des Teams? In der Rangfolge stehen diejenigen Aufgaben vorne, wo elementare Abhängigkeiten bestehen und bei fehlender Erledigung schwerwiegende Auswirkungen auf andere Bereiche entstehen. Für die Priorisierung könnt ihr euch daran orientieren, wodurch der größte Nutzen entsteht, wenn die Aufgabe erledigt wird oder wodurch großer Schaden verhindert wird. Das kannst du mit allen Aufgaben tun und sie in eine Art Reihenfolge bringen. Haben wir nur wenig Zeit, welche Aufgabe wäre die wichtigste?
🔎 Abarbeiten nicht vergessen. 😅
Konsequenz ist wichtig. Wenn man eine Priorität getroffen hat, macht es auch Sinn, dass man sich daran hält. Jetzt ist Konzentration gefragt. Freut euch, wenn ihr Aufgaben abgeschlossen habt und schaut immer mal wieder eure Prioritäten. Hier unterstützt euch sicherlich eine Liste und vor allem auch Pausen!
🔎 Reviews durchführen.
Je nachdem, wie langläufig eure Aufgaben sind, ist es wichtig (für das Unternehmen und für euch selbst) zu reflektieren. Was wolltet ihr erreichen? Was habt ihr (in der Woche) geschafft? Sicherlich gibt es auch Aufgaben, die ihr vielleicht liegen gelassen habt, wo ihr die Priorität anders wahrgenommen hattet. Übrigens helfen durch Priorisierung erledigte Aufgaben dabei Erfolge zu verbuchen.
🔎 Was ist möglich & was nicht?
Man muss sich immer vor Augen halten, was man selbst erledigen kann und was man nicht alleine schaffen kann. Wenn ihr eine Priorisierung vornehmt, dann gibt es auch Aufgaben am Ende der Liste. Überlegt euch, was mit den Aufgaben passieren soll, die ihr selbst nicht bearbeiten könnt. Sollen diese Aufgaben verschoben werden, bis ihre Zeit gekommen ist oder spricht man Kolleg*innen an? Diese Entscheidung solltet ihr mit treffen und stets im Hinterkopf behalten, wie eure Wahl das Ergebnis beeinflusst. Bei uns purzeln damit ständig Aufgaben für Studierende heraus. Vielleicht beeinflussen nicht alle diese Aufgaben das aktuelle Ergebnis, aber sie sind sinnvoll (sonst stünden sie nicht auf der Liste), bieten Chancen für die Zukunft und entlasten uns für hochpriorisierte Arbeiten. Wenn das Delegieren nicht möglich ist oder selbst wenn man Aufgaben verteilt, dann sollte man auf die Kommunikation in Richtung Team und/oder Führungskraft achten und ggf. auf breiterer Ebene Prioritäten diskutieren.
🔎 Liege ich richtig?
Die angesprochene Kommunikation ist auch aus einem anderen Aspekt wichtig: die Überprüfung meiner Prioritäten. Die Beurteilung durch andere vermeidet, dass wir Dinge vergessen, mache Rahmenbedingungen übersehen haben oder uns einfach Wissen oder Erfahrung gefehlt haben.
🔎 Nicht die Prioritäten aufblähen.
Es kommen immer wieder ad hoc neue Aufgaben aus allen Richtungen. Hier ist es wichtig den Überblick zu behalten und ehrlich zu sich selbst (und anderen) zu sein. Das bedeutet konkret: Ist die Arbeitszeit voll und es gibt eine neue Aufgabe mit hoher Priorität, dann müssten andere eigentlich rausfallen, verschoben oder delegiert werden.
Bestimmt ihr für euch nicht unglaublich viel Neues dabei, aber wir vergessen oft die einfachen Dinge und vernachlässigen uns selbst. Langfristig geht das zu Lasten des Qualitätsanspruchs.
Die Hinweise sind eher allgemeiner Natur und können breit angewendet werden. Das ist so gedacht, weil wir alle anders und in anderem Kontext arbeiten. Was sind eure Tipps und Tricks für Priorisierungen, speziell in „eurem“ HR?
Habt eine schöne Woche!
Euer Nico
Header-Foto Charles Deluvio (Unsplash.com)
