Trello: Projektmanagement für HR’ler.

Letztes Jahr hatten Nico und ich eine Idee zu einem externen Event – ein eSports Event (mehr dazu später). Nach dem Pitch vor den Kollegen und Management, der erfolgreichen Umsetzung der groben Kostenplanung und der Gewinnung von Mitstreitern für das Projekt, stand für uns die Frage im Raum: „Und wie gehts jetzt eigentlich weiter?“ 🤔

Was sind die nächsten Schritte, wie können wir künftig miteinander kommunizieren, welche Plattform nutzen wir dafür? Es waren im Nachgang sehr viele Fragezeichen in unseren Köpfen.

Klar hätten wir eine Excel und einen Sharepoint dafür aufsetzen können, aber es muss doch wesentlich einfacher und smarter gehen. Außerdem gab es Argumente dagegen, insb. die Teilnahme unternehmensexterner Nutzer. Nico hatte dann die zündende Idee: „Lass uns mal Trello dafür nutzen und im Team probieren“.

Was ist eigentlich Trello?

Trello ist ein onlinebasiertes Projektmanagement Tool welches sich von der Methodik her am Kanban Modell orientiert. Zudem funktioniert es nach dem Multiuserprinzip, d.h. man kann mit mehreren Kollegen bereichsübergreifend zusammenarbeiten und einzelne Teams bilden.

Ein Projektboard in Trello

Wie funktionierts?

Das zentrale Element ist das (Team-)Board. Hier kann man themenbezogen einzelne Projekte erstellen. Alle Inhalte die man über die Zeit erfässt, landen in diesem Board.

In einem Board arbeitet man dann mit sogenannten Listen. Das sind Themenblöcke die als Spalte dargestellt werden. Innerhalb der Listen erstellt man dann Karten, mit denen man noch tiefer in die Projektdetails eintauchen kann. Klingt jetzt erstmal komplex, ist aber Dank „Drag and Drop“ und der übersichtlichen Darstellung wirklich innerhalb von wenigen Minuten in einen übergegangen.

Detailansicht einer Karte.

Das schöne dabei ist, man kann die Karten, also To Do’s und Prozesse, den Teammitgliedern zuweisen. Die Verantwortlichkeiten, wer macht was, sind also immer trackbar. Jetzt noch schnell Fristen und Termine einrichten und schon bleibt man sauber im Projektplan.

Innerhalb der Karten gibt es dann noch diverse Möglichkeiten. Man kann z.B. eine Checkliste erstellen, Kommentare zum Projektstand abgeben, Anhänge hochladen, Informationen teilen und vieles mehr. Auch durch sogenannte Powerups ist eine Anbindung an einen Google Kalender oder OneDrive ohne Weiteres möglich. Die Trello App für iOS und Android erlaubt es dann auch noch, von Unterwegs auf die Boards zugreifen zu können. Das ist wirklich cool.

Hier gehts direkt zu Trello.

Fazit:

Trello ist ein wirklich mächtiges und schlankes Projektmanagement Tool für das man wenig Knowhow und Vorwissen braucht. Wer einen Tabelle im Excel erstellen kann, wird auch hier sehr schnell klar kommen – und sich freuen, dass es funktioniert. Wir nutzen Trello mittlerweile für recht viele Themen. Mal schnell ein Board aufbauen und To Do’s verteilen macht damit auch richtig Spaß. Das beste dabei ist: Trello ist kostenlos. Ok, nicht alle Powerups (also zusätzlichen Features) sind in der kostenlosen Lizenz nutzbar, aber man hat nicht das Gefühl, dass man hier nur eine Lite Version nutzt. Bei all den Vorteilen muss man allerdings auch darauf hinweisen, dass Trello onlinebasiert ist und der Betreiber „Atlassian“ keinen Sitz in Deutschland hat. Somit würde ich aus Datenschutzgründen keine internen oder geschäftskritischen Informationen hierüber teilen. Ansonsten fällt unser Fazit sehr positiv aus. Probiert’s doch einfach bei eurem nächsten Projekt selber mal aus. Wir sind gespannt auf euer Feedback 😊

Euer Johannes

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